Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu erfassen. Das hat das Emdener Arbeitsgericht erst kürzlich klargestellt.

Auch, wenn es sich nur um eine erste erstinstanzliche Entscheidung eines deutschen Gerichts handelt, ist es denkbar, dass sich andere Gerichte dieser Meinung anschließen. Diese Entscheidung ist soweit ersichtlich die erste, die auf Grundlage des EuGH- Urteils zur Arbeitszeitenerfassung und in unmittelbarer Anwendung des europäischen Rechts eine generelle Verpflichtung zur Arbeitszeitenerfassung vorsieht. Für viele Handwerksbetriebe bestand schon vorher eine Pflicht zur Arbeitszeitenerfassung. Bleibt für sie alles beim Alten? Die wichtigsten Rechtsfragen geklärt:

Arbeitgeber, die Minijobber beschäftigen oder in bestimmten Wirtschaftsbereichen tätig sind, müssen bereits Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeiten festhalten. Wird sich für diese etwas ändern?

Voraussichtlich nicht, da Beginn, Ende und Dauer auch die Daten sind, die bei einer allgemeinen Arbeitszeitenerfassung zu erfassen sein werden. Neben diesen bestimmten Wirtschaftszweigen war bisher aber nur eine Erfassung der Mehrarbeit nötig.

Welche formalen Anforderungen an die Dokumentation der Arbeitszeiten hat ein Arbeitgeber zu erfüllen?

Bisher gibt es keine Vorgaben zur Form der Erfassung. Der Europäische Gerichtshof hat von einem „objektiven“, „verlässlichen“ und „zugänglichen“ System gesprochen. Dies sind allerdings eher allgemeine Anforderungen an die Zeiterfassung und keine Hinweise auf eine konkrete Form. Ob die Erfassung nun digital oder händisch läuft, ist von den jeweiligen Besonderheiten des Unternehmens abhängig. Besonders ein Mitarbeiter im Außendienst- oder Homeoffice kann sich nicht bei der „Stechuhr“ am Unternehmenssitz ein- und ausstempeln.

Dürfen Arbeitgeber ihre Mitarbeiter anweisen, die Arbeitszeiten eigenständig zu erfassen?

Bisher ist eine Delegation anerkannt, besonders wenn dem Arbeitgeber die Erfassung nicht möglich ist, wie das beispielsweise bei Außendienst- oder Homeoffice-Mitarbeitern der Fall ist. Allerdings muss der Arbeitgeber dafür Sorge tragen, dass die Aufzeichnung auch wirklich stattfindet und die Daten gegebenenfalls noch aufbereiten oder in eine andere Form überführen.

Wie können Arbeitgeber sicherstellen, dass die eigenständige Dokumentation der Arbeitnehmer vollständig und korrekt ist?

Hier muss man in erster Linie vertrauen, aber auch stichprobenartige Kontrollen sind möglich. Eventuell muss ein Mechanismus geschaffen werden, wie sich Arbeitnehmer und -geber zunächst intern miteinander auseinanderzusetzen haben, wenn eine fehlerhafte Erfassung im Raum steht. Da die verpflichtende Erfassung aber primär der Begrenzung der Höchstarbeitszeit und der Einhaltung der Ruhezeiten dient, sollte der Arbeitnehmer kein Interesse daran haben, seine Arbeitszeiten falsch anzugeben.

Wie lange müssen die Informationen zu den Arbeitszeiten aufbewahrt werden?

Die derzeitige Aufzeichnungspflicht sieht vor, dass die Daten mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dies entspricht der Frist für die Verjährung von Ordnungswidrigkeiten des Arbeitszeitengesetzes. Es ist davon auszugehen, dass diese Dauer auch bei einer allgemeinen Arbeitszeitenerfassung beibehalten wird.

Welche Konsequenzen drohen bei einem Verstoß?

Da es sich dabei um eine Ordnungswidrigkeit handeln würde, wird diese mit einem Bußgeld geahndet. Zudem ist der Arbeitgeber in einem Rechtsstreit um die Vergütung der Arbeitszeit gegebenenfalls im Nachteil. Nach der Entscheidung des Arbeitsgerichts Emden besteht im Vergütungsprozess eine sogenannte abgestufte Darlegungs- und Beweislast. Das heißt, wenn der Arbeitnehmer seine Arbeitszeiten angibt, muss der Arbeitgeber seinerseits darlegen, ob dies zutrifft. Ist er dazu nicht in der Lage, gilt die Angabe des Arbeitnehmers als zutreffend.

Bislang galten mehrere Ausnahmen: So mussten Arbeitszeiten eines Arbeitnehmers, dessen Bruttoinlandsprodukt oberhalb eines bestimmten Schwellenwertes lag, von Ehegatten, eingetragenen Lebenspartnern, Kindern und Eltern nicht erfasst werden. Bringt das Urteil in dieser Hinsicht Änderungen mit sich?

Dazu kann man dem Urteil nichts konkretes entnehmen. Diese Ausnahmen ergeben sich unter anderem aus Zusatzverordnungen zum Mindestlohngesetz. Sie sollen den Aufwand der Arbeitgeber dort reduzieren, wo nicht mit einem Verstoß zu rechnen ist. Die Spezialregelungen sollen branchenspezifischen Besonderheiten gerecht werden und die Einhaltung des Mindestentgelts sicherstellen. Die allgemeine Verpflichtung zur Arbeitszeitenerfassung würde den Mehraufwand für Arbeitgeber erhöhen und soll nicht nur (branchenspezifisch) den Mindestlohn sicherstellen. Ob diese Ausnahmen beibehalten werden, ist also abzuwarten.

Welche weiteren Änderungen sind durch die Umsetzung des EuGH-Urteils zur Arbeitszeitenerfassung zu erwarten?

Es bedarf einer entsprechenden Umsetzung in das deutsche Recht, weswegen das Arbeitszeitengesetz so angepasst werden muss, dass es diese generelle Verpflichtung vorsieht. Vermutlich wird diese an den bisherigen Regelungen zur Arbeitszeitenerfassung anknüpfen. Ob oder welche Ausnahmen es geben wird, ist abzuwarten. Interessant zu beobachten wird sein, welche Umsetzungsmöglichkeiten sich die einzelnen Unternehmen einfallen lassen.